Werken met SWP

Vanaf 2018 levert u uw gegevens aan via de Selfservice Werkgevers Portal (SWP).

U gebruikt SWP voor het raadplegen, wijzigen en beheren van uw gegevens.

Partijen machtigen voor SWP
Via de Selfservice Werkgevers Portal (SWP) heeft u toegang tot uw bedrijfsgegevens, zoals die bij ons geregistreerd zijn. Dit gaat om uw gegevens en om de contactgegevens van uw dienstverleners. Hiermee bepaalt u welke partij toegang heeft tot uw gegevens, wie namens uw bedrijf de levering van gegevens mag verzorgen en wie meldingen over de leveringen ontvangt. Vanaf 2018 communiceren wij alleen digitaal. Daarom is het extra belangrijk dat de juiste contactgegevens in SWP staan.

Aanleveren via loonpakket
U bepaalt aan het begin van het kalenderjaar of u de gegevens via een loonpakket aanlevert of via de Selfservice Werkgevers Portal (SWP). U mag maar voor een van beide methoden kiezen. Dus als u kiest voor aanlevering via een loonpakket, dan kunt u niet meer via de portal aanleveren.

Levering
Na het indienen van een levering ontvangt u per e-mail een melding of deze verwerkbaar is. De details van meldingen en de status van uw aanlevering kunt u terugvinden in SWP. Dit geldt zowel voor een levering die u heeft ingediend via uw loonpakket als voor een levering die u handmatig heeft ingediend via SWP. Tijdens het maken van een levering helpt het systeem u met het berekenen van de aan te leveren premies.

Als u geen inloggegevens heeft ontvangen, horen wij dat graag van u. Stuur dan een e-mail naar architectenpensioen@apg.nl en vermeld in uw e-mail uw adres en aansluitingsnummer. Wij zenden u dan zo snel mogelijk de inloggegevens toe.
Als uw inloggegevens niet werken, stuurt u een e-mail naar architectenpensioen@apg.nl. Vermeld in de e-mail uw adres en aansluitingsnummer. Wij zenden u dan zo spoedig mogelijk nieuwe inloggegevens toe. Deze inloggegevens ontvangt u op brieven zonder logo.
U kunt de gegevens van uw dienstverlener wijzigen in SWP. Na het wijzigen van uw gegevens, verzendt u de wijzigingen. We voeren uw wijziging pas definitief door nadat een van onze medewerkers deze heeft beoordeeld. Het kan maximaal tien werkdagen duren voordat we uw wijziging hebben verwerkt.

Er zijn drie dienstverlenende rollen die belangrijk zijn in het proces van de levering van uw gegevens. Het is van belang dat u bij iedere rol de juiste contactpersoon en contactgegevens invult. Hiermee bepaalt u wie namens uw bedrijf de levering van loon- en premiegegevens kan verzorgen en wie toegang heeft tot uw bedrijfsgegevens in SWP.

  1. Gegevensleverancier
    De gegevensleverancier is verantwoordelijk voor het transport van de gegevens naar ons. Zodra de gegevensleverancier de gegevens heeft ingezonden, ontvangt hij of zij een terugkoppeling per e-mail of we de gegevens technisch kunnen verwerken. Als een levering technisch afgekeurd is, kan de gegevensleverancier in SWP de reden van de technische afkeuring raadplegen. Vervolgens moet de gegevensleverancier de levering corrigeren en opnieuw inzenden.
  2. Personeel- en salarisadministratie
    Degene in de rol van personeel- en salarisadministratie is verantwoordelijk voor de inhoud van de levering. Dit is dus de persoon die de loon- en persoonsgegevens invoert via het eigen salarispakket of via SWP. Deze contactpersoon ontvangt per e-mail de inhoudelijke signalen op de gegevens die zijn ingestuurd. Via de portal kan hij of zij de betreffende signalen inzien en vervolgens de benodigde wijzigingen doorvoeren in het eigen salarispakket en opnieuw (laten) insturen.
  3. Financiële administratie
    Deze contactpersoon ontvangt de facturen per e-mail.
Uw administratiekantoor ontvangt ook inloggegevens, mits u hen in SWP heeft gemachtigd. In SWP kunt u aangeven welke personen of partijen een dienstverlenende rol vervullen voor uw bedrijf, als gegevensleverancier, financiële administratie of personeel- en salarisadministratie. Heeft uw administratiekantoor nog geen gegevens ontvangen? Controleer dan of zijn of haar gegevens goed zijn geregistreerd in SWP.

Als u uw gegevens aanlevert via uw loonpakket, ontvangt u na het indienen van een levering per e-mail een melding of uw levering verwerkbaar is. De details van meldingen en de status van uw aanlevering kunt u terugvinden in SWP. Als u aanlevert via uw loonpakket, kunt u in SWP ook:

  • de status van uw levering raadplegen.
  • de details van de signalen op uw levering inzien.
  • uw bedrijfsgegevens beheren.

Correcties moet u doorvoeren via uw loonpakket. Dit kan niet handmatig in SWP.

De uiterste aanleverdatum van uw gegevens is elke 14e van de volgende maand. U levert uw premie en gegevens over periode 1 van 2018 dus uiterlijk op 14 februari 2018 aan.

Het aanleveren van uw gegevens over 2017 en eerder met terugwerkende kracht (TWK) doet u via de Selfservice Werkgevers Portal (SWP). Op het tabblad ‘Klantbeeld’ staat een link naar het TWK-sheet.

Per 1 januari 2018 ging het pensioenbeheer van Pensioenfonds voor de Architectenbureaus over van pensioenuitvoerder Syntrus Achmea naar APG. Op 10 oktober 2017 vond hierover een webinar plaats, waarin onder meer de aanleiding en de gevolgen van deze overgang ter sprake kwamen.

Bekijk de terugblik op het webinar over de overgang naar APG: