Werken met SWP
Vanaf 2018 levert u uw gegevens aan via het Selfservice Werkgevers Portaal (SWP).
U gebruikt SWP voor het raadplegen, wijzigen en beheren van uw gegevens.
Partijen machtigen voor SWP
Via het Selfservice Werkgevers Portaal (SWP) heeft u toegang tot uw bedrijfsgegevens, zoals die bij ons geregistreerd zijn. Dit gaat om uw gegevens en om de contactgegevens van uw dienstverleners. Hiermee bepaalt u welke partij toegang heeft tot uw gegevens, wie namens uw bedrijf de levering van gegevens mag verzorgen en wie meldingen over de leveringen ontvangt. Vanaf 2018 communiceren wij alleen digitaal. Daarom is het extra belangrijk dat de juiste contactgegevens in SWP staan.
Aanleveren via loonpakket of via het SWP
Als u een loonpakket heeft kunt u met dit pakket aanleveren. Uw softwareleverancier kan u helpen om de pensioenaangifte goed in te regelen in uw pakket. Heeft u geen pakket? Dan kunt u de aangifte zelf regelen via het SWP.
U kunt, ook als u een loonpakket gebruikt voor de aanlevering, het SWP gebruiken om correcties door te voeren. Zorg dan wel altijd dat u de correcties ook in uw pakket doorvoert vóór de volgende aangifte. Anders ontstaat de fout opnieuw.
Levering
Na het indienen van een levering ontvangt u per e-mail een melding of deze verwerkbaar is. De details van meldingen en de status van uw aanlevering kunt u terugvinden in SWP. Dit geldt zowel voor een levering die u heeft ingediend via uw loonpakket als voor een levering die u handmatig heeft ingediend via SWP. Tijdens het maken van een levering helpt het systeem u met het berekenen van de aan te leveren premies.
In onderstaande handleidingen (pdf's) ziet u stap voor stap hoe u moet werken in SWP:
- Stappenplan inloggen met eHerkenning
- Handleiding dashboard voor de personeels- en salarisadministratie
- Het controleren van uw gegevens
- Corrigeren levering bij signalen
- Uw gegevenslevering uploaden via SWP
- Uw financiële overzicht raadplegen
- Een werknemer uit dienst melden
- Een eerste aanlevering of een nieuw dienstverband aanmaken
Als u nog vragen heeft over SWP, dan kunt u bellen met 020 583 42 30 of een e-mail sturen aan incasso@architectenpensioen.nl.
U levert uw gegevens aan via een 'Levering Premie en Gegevens' (LPG). Hoe levert u een LPG aan? Wat moet u doen bij wijzigingen in uw personeelsbestand? Waar moet op letten als u een LPG aanlevert? Antwoord op deze vragen vindt u in de toelichting.
U kunt de gegevens van uw dienstverlener wijzigen in SWP. Na het wijzigen van uw gegevens, verzendt u de wijzigingen. We voeren uw wijziging pas definitief door nadat een van onze medewerkers deze heeft beoordeeld. Het kan maximaal tien werkdagen duren voordat we uw wijziging hebben verwerkt. Hoe u deze gegevens wijzigt, leest u in de Handleiding SWP.
Er zijn drie dienstverlenende rollen die belangrijk zijn in het proces van de levering van uw gegevens. Het is van belang dat u bij iedere rol de juiste contactpersoon en contactgegevens invult. Hiermee bepaalt u wie namens uw bedrijf de levering van loon- en premiegegevens kan verzorgen en wie toegang heeft tot uw bedrijfsgegevens in SWP.
- Gegevensleverancier
De gegevensleverancier is verantwoordelijk voor het transport van de gegevens naar ons. Zodra de gegevensleverancier de gegevens heeft ingezonden, ontvangt hij of zij een terugkoppeling per e-mail of we de gegevens technisch kunnen verwerken. Als een levering technisch afgekeurd is, kan de gegevensleverancier in SWP de reden van de technische afkeuring raadplegen. Vervolgens moet de gegevensleverancier de levering corrigeren en opnieuw inzenden. - Personeel- en salarisadministratie
Degene in de rol van personeel- en salarisadministratie is verantwoordelijk voor de inhoud van de levering. Dit is dus de persoon die de loon- en persoonsgegevens invoert via het eigen salarispakket of via SWP. Deze contactpersoon ontvangt per e-mail de inhoudelijke signalen op de gegevens die zijn ingestuurd. Via de portal kan hij of zij de betreffende signalen inzien en vervolgens de benodigde wijzigingen doorvoeren in het eigen salarispakket en opnieuw (laten) insturen. - Financiële administratie
Deze contactpersoon ontvangt de facturen per e-mail.
Als u uw gegevens aanlevert via uw loonpakket, kunt u na het indienen van een levering de details van meldingen en de status van uw aanlevering terugvinden in SWP.
Als u aanlevert via uw loonpakket, kunt u in SWP ook:
- de status van uw levering raadplegen.
- de details van de signalen op uw levering inzien.
- uw bedrijfsgegevens beheren.
U kunt ook corrigeren via het SWP als u aanlevert via uw loonpakket. Let wel altijd op dat u de wijzigingen ook doorvoert in uw loonpakket. Anders ontstaan de signalen opnieuw.
De uiterste aanleverdatum van uw gegevens is elke 14e van de volgende maand.
Voorbeeld:U levert uw premie en gegevens over periode 1 van 2021 dus uiterlijk op 14 februari 2021 aan.
Het aanleveren van uw gegevens over 2017 en eerder met terugwerkende kracht (TWK) doet u via het Selfservice Werkgevers Portaal (SWP). U uploadt uw TWK aangifte via het SWP. Vraag het Excel-template en bijbehorende instructie aan via de helpdesk.
